DEFINICIÓN DE EVENTO

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entre otros, y que, ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que un individuo le ponga a una de estas (por ejemplo, el casamiento de una amiga), ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el segundo caso o en el caso de, por ejemplo, una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los Oscars de la Academia Americana, por lo menos, seguir el evento por televisión.Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias. Entre estos episodios se encuentran las ceremonias religiosas, como un bautismo, un funeral o una boda,, así como eventos de otra índole y alto impacto en el grupo familiar, como puede resultar un nacimiento o una graduación escolar o universitaria, entre otros.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños o un aniversario, a título personal, o un evento de magnitud social como ocurre con las celebraciones patrias en cada naciones o con las fiestas patronales, en especial en ciudades pequeñas o poblados reducidos.

Luego, nos encontramos con los festivales , que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros. Estas características permiten definir a determinadas áreas geográficas y darle impulso asociado a la industria del turismo y a sus actividades terciarias acompañantes, como la gastronomía, los deportes locales y los componentes folclóricos. En este sentido, ocupa un lugar particular el carnaval; si bien el sentido religioso pagano de esta festividad ha desaparecido por completo, su celebración constituye uno de los eventos con mayor convocatoria en las más variadas regiones del mundo.

CONCEPTOS

EVENTOS: Un evento es una reunión de personas que con lleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización.
CLASIFICACION DELOS EVENTOS

Existen muchas maneras de clasificar los eventos por su gran tamaño (micro, media, mega eventos) que pueden realizar en espacios cerrados, espacios libres, en el campo, en la ciudad entre otros y según la temática o área de competencia en:
EVENTOS CULTURALES: Festivales, actos culturales, conmemoraciones, espectáculos artísticos, inauguraciones de centros culturales, exposiciones, congresos, ferias.
EVENTOS RELIGIOSOS: Bautismo, comunión, casamiento, navidad, pascuas, retiros religiosos, convivencias, ceremonias religiosos.
EVENTOS SOCALES: Nacimientos, cumpleaños, casamientos, aniversarios, fiestas benéficas, desfiles, fiestas de egresados, despedidas de solteros, cumpleaños de 15-18, fiestas de reencuentros.
EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo, cierre del lectivo, fiestas patrias, torneo y encuentros, deportivos, festivales, ferias, aniversarios de la institución, fiesta de graduación.
EVENTOS EMPRESARIALES: Ferias, congresos, exposiciones, seminarios, lanzamientos de productos, conferencias de prensa, inauguraciones, aniversarios de empresa, desayuno de trabajo.
EVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de campaña, nombramiento de funcionarios, debates, congresos, cierra de campaña viajes políticos, recepciones diplomáticas, conferencias de prensa.
AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
ORGANIZADORES

Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento. Se constituye comités para alcanzar el éxito deseado.



CONFENCISTAS: Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.
PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a quien van dirigidos todos los esfuerzos.

ETAPAS DEL EVENTO
PLANEACION DE EVENTOS: En este s debe definir los objetivos de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades.
PRE- EVENTOS: En este se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del publico objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden nuestro proceso de comunicación.
DURANTE EL EVENTO: Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. Ene esta fase del evento se aplica las actividades a realizar.
POST-EVENTO: En esta etapa se deben tomar en cuenta los puntos importantes:
1) Las actividades de seguimiento
2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama.